Tässä selosteessa kerromme, miten henkilötietojasi käsitellään, kun käytät AliceAI Learning -mobiilisovellusta (”sovellus”). Sovellusta käytetään organisaation, esimerkiksi työnantajasi, hankkimalla lisenssillä.
1. Kuka on vastuussa tiedoistasi
Rekisterinpitäjä on se organisaatio, joka on hankkinut sovelluksen käyttöoikeuden ja antanut sinulle lisenssikoodin (yleensä työnantajasi). Organisaatio päättää, kenelle sovellus annetaan käyttöön ja mihin tarkoitukseen.
AliceAI Learning Oy tuottaa sovelluksen ja käsittelee henkilötietojasi organisaatiosi puolesta ja sen ohjeiden mukaisesti (henkilötietojen käsittelijä). Käsittelystä on sovittu organisaatiosi ja AliceAI Learning Oy:n välisessä sopimuksessa.
AliceAI Learning Oy
Y-tunnus: 3452208-5
Pikonvirrantie 9, 79100 Leppävirta
Sähköposti: support@aliceai.io
Organisaatiosi yhteystiedot ja sen oman tietosuojaselosteen saat organisaatioltasi.
2. Mitä tietoja käsitellään
Tiedot, jotka annat itse:
- sähköpostiosoite ja salasana (salasana tallennetaan vain salattuna tunnistautumispalveluun, emme näe sitä)
- nimi tai nimimerkki, jonka annat rekisteröityessäsi
- lisenssikoodi, jolla rekisteröidyt
Tiedot, jotka syntyvät sovellusta käyttäessäsi:
- oppimisedistyminen: suoritetut aiheet ja sessiot, tehtävien vastaustilastot, tasotestin vastaukset ja itsearviointi
- opiskeluaika, opiskelupäivät, pisteet ja opiskeluputki
- sovelluksen sisäinen käyttäjätunniste
Tiedot, jotka saadaan lisenssin kautta:
- organisaatio, johon lisenssi kuuluu, ja lisenssin voimassaolo
Tekniset tiedot:
- IP-osoite ja sovelluksen asennustunniste, joita palveluntarjoajat käsittelevät kirjautumisen, tietoturvan ja kaatumisraporttien yhteydessä
- kaatumisraportit ja niihin liittyvät laite- ja käyttöjärjestelmätiedot (näitä ei yhdistetä nimeesi tai sähköpostiosoitteeseesi)
- laitteen eheystodistus, jolla tarkistetaan, että palveluun ottaa yhteyttä aito sovellus
Pakolliset tiedot: sähköpostiosoite, salasana, nimi tai nimimerkki ja lisenssikoodi tarvitaan tilin luomiseen. Ilman niitä sovellusta ei voi käyttää. Nimeksi riittää nimimerkki.
Ei käsitellä: sijaintia, laitteesi osoitekirjaa, kuviasi tai valokuvakirjastoasi, terveystietoja tai maksutietoja. Ääntämistehtävien äänitykset tallentuvat vain laitteellesi eivätkä siirry palveluun. Sovelluksessa ei ole mainontaa eikä sovellusten välistä seurantaa.
3. Mihin tietoja käytetään
- käyttäjätilin luominen ja ylläpito, kirjautuminen ja salasanan palautus
- oppimissisällön tarjoaminen ja edistymisen tallentaminen, jotta voit jatkaa siitä, mihin jäit
- harjoitusten mukauttaminen: kertaussessiot muodostetaan aiemmin väärin menneistä vastauksista
- opiskelumuistutukset (laitteella ajastetut ilmoitukset; voit kytkeä ne pois sovelluksen asetuksista)
- palvelun tietoturva ja väärinkäytösten estäminen
- virheiden ja kaatumisten selvittäminen
Käsittelyn oikeusperusteen määrittää organisaatiosi rekisterinpitäjänä, ja se kertoo sen omassa tietosuojailmoituksessaan.
Palvelun kehittäminen: AliceAI Learning Oy voi käyttää sovelluksen käytöstä syntyvää tietoa palvelun ja oppimissisällön kehittämiseen vain anonymisoidussa tai koostetussa muodossa, josta yksittäistä käyttäjää tai organisaatiota ei voi tunnistaa.
Tutkimus: sovelluksen tietoja ei käytetä tutkimukseen. Mahdollisesta tutkimukseen osallistumisesta sovitaan aina erikseen, ja siitä annetaan oma tietosuojailmoitus.
Sinusta ei tehdä automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.
4. Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan sinulta itseltäsi rekisteröityessäsi, sovelluksen käytöstä sekä lisenssikoodin perusteella siltä organisaatiolta, joka on hankkinut käyttöoikeuden.
5. Kuka tietoja käsittelee
AliceAI Learning Oy käyttää alikäsittelijöitä, jotka käsittelevät tietoja sen puolesta:
- Google Firebase (Google Ireland Ltd / Google LLC): tunnistautuminen, tietokanta, tiedostot, palvelinfunktiot, kaatumisraportit ja sovelluksen eheyden tarkistus.
Laitteen eheyden tarkistuksessa käytetään lisäksi Applen (App Attest / DeviceCheck) ja Googlen (Play Integrity) palveluita.
Tietoja ei myydä eikä luovuteta mainostajille.
6. Tietojen sijainti ja siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Suomessa, ja palvelinfunktiot ajetaan EU:ssa. Käyttäjätilin tunnistautumistiedot (sähköpostiosoite ja salattu salasana) käsitellään Googlen tunnistautumispalvelussa, joka toimii Yhdysvalloissa. Myös kaatumisraporttien käsittely voi tapahtua Yhdysvalloissa. Näissä siirroissa käytetään EU–US Data Privacy Framework -järjestelyä ja/tai Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
7. Tietoturva
Kaikki tietoliikenne sovelluksen ja palvelun välillä on salattua. Pääsy tietoihin on rajattu: jokainen käyttäjä voi lukea vain omia tietojaan, ja palvelu tarkistaa, että pyynnöt tulevat aidosta sovelluksesta. Salasanoja ei tallenneta selväkielisinä. Tietokannasta otetaan varmuuskopioita tietojen menettämisen varalta.
8. Kuinka kauan tietoja säilytetään
- Tietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätilisi on olemassa.
- Jos lisenssisi päättyy eikä sitä uusita, tilisi ja tietosi poistetaan 12 kuukauden kuluttua lisenssin päättymisestä.
- Jos organisaatiosi sopimus päättyy, tiedot poistetaan sopimuksen mukaisesti 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä.
- Kun poistat tilisi, poistetaan käyttäjätilisi ja kaikki siihen liittyvät henkilötiedot. Jäljelle jäävät vain koostetiedot, joista sinua ei voi tunnistaa (esim. organisaation yhteenlaskettu opiskeluaika), sekä tieto siitä, että lisenssi on käytetty — ilman nimeäsi, sähköpostiosoitettasi tai käyttäjätunnistettasi.
- Poistetut tiedot häviävät tietokannan varmuuskopioista viimeistään 98 päivän kuluessa. Varmuuskopioita käytetään vain tietojen palauttamiseen vikatilanteessa.
- Palveluntarjoajien omat poistoajat: tunnistautumispalvelu poistaa tiedot omista järjestelmistään ja varmuuskopioistaan viimeistään 180 päivän kuluessa, ja kaatumisraportit säilytetään 90 päivää.
9. Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä kopio
- pyytää virheellisten tietojen korjaamista
- pyytää tietojesi poistamista
- vastustaa käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista
- siirtää itse antamasi tiedot toiseen palveluun
Oikeuksia sovelletaan tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti; esimerkiksi siirto-oikeus ja vastustamisoikeus riippuvat käsittelyn oikeusperusteesta.
Tilin poistaminen: voit poistaa tilisi ja tietosi milloin tahansa sovelluksessa kohdasta Profiili → Poista tili. Jos sovellus ei ole enää käytössäsi, katso kohta 12.
Muut pyynnöt: koska organisaatiosi on rekisterinpitäjä, voit esittää pyyntösi ensisijaisesti sille. Voit myös lähettää pyynnön AliceAI Learning Oy:lle osoitteeseen support@aliceai.io — välitämme sen organisaatiollesi ja avustamme sitä pyyntöön vastaamisessa.
Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).
10. Ikäraja
Sovellus on tarkoitettu ammatilliseen käyttöön ja ammatilliseen koulutukseen. Sitä ei ole suunnattu alle 16-vuotiaille. Lisenssin antava organisaatio vastaa siitä, kenelle se antaa sovelluksen käyttöön.
11. Muutokset
Tätä selostetta voidaan päivittää. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan sovelluksessa ennen muutoksen voimaantuloa.
12. Tilin poistaminen
Voit poistaa AliceAI Learning -sovelluksen (kehittäjä AliceAI Learning Oy) käyttäjätilisi ja siihen liittyvät tiedot jommallakummalla tavalla:
Sovelluksessa: avaa sovellus, kirjaudu sisään ja valitse Profiili → Poista tili. Vahvista poisto salasanallasi. Tili ja tiedot poistetaan heti.
Sähköpostilla, jos sovellus ei ole enää käytössäsi: lähetä pyyntö osoitteeseen support@aliceai.io otsikolla Tilin poistopyyntö. Kerro sähköpostiosoite, jolla rekisteröidyit, ja lähetä pyyntö mieluiten samasta osoitteesta. Vahvistamme poiston sähköpostitse viimeistään kuukauden kuluessa.
Poisto koskee käyttäjätiliä (sähköpostiosoite, salasana ja nimi) sekä oppimisedistymistä ja muita sovelluksen käytöstä syntyneitä tietoja. Säilytettävät koostetiedot ja poistoajat on kerrottu kohdassa 8.